報帳
報帳理念簡介
教授的經費通常是以計畫為單位，一個計畫會有一筆錢。若計畫為多年期，則會以每一年為單位切開，會有每年的經費。例如:一個兩年期計畫會有第一年、與第二年的經費，在報帳時就跟該年的經費請款。在每年的經費下，又可以分成三種項目:業務費、研究設備費、國外差旅費。各費用敘述如下:
- 業務費 大部分的經費來源，例如:薪水、書籍、影印、郵資、文具、碳粉匣、金額 不足 10,000 之財產。只要不在下面兩項的帳都會歸在業務費。購買書籍有特 別規定，詳情參照 ()
- 研究設備費 金額在 10,000 以上 (含) 之財產，但想要買的設備要在申請計畫時就提出。
- 國外差旅費 教授出國所需之開銷，包括機票、在國外交通費、研討會報名費、生活費。
但基本上除非計畫有硬性規定，否則經費都可以在項目間以及年度間變更。要變更的話要填流用變更表，詳情請見流用變更。計畫原則上是教授與國科會之間的事情。台大的角色是執行單位，因為一大筆錢直接給教授的話就沒人監督，所以需要台大會計室管理計畫經費的花用。就因為這樣，所以在經費底下還有一筆管理費，是拿來支付台大的管理費用的。
再來談到報帳的金錢流向，原則上一筆購買、報帳的順序如下:
- 助理、教授與廠商洽談要買的東西。
- 廠商將貨品連同有開統一編號的發票送到助理、教授手中。
- 助理、教授向會計報帳，附上發票。
但有時候會臨時需要東西，或是有其他需求，使得我們希望的順序變成：
- 助理、教授直接與廠買東西，並付錢、索取有開統一編號的發票。
- 助理、教授向會計報帳，附上發票。
- 代墊的人收到台大的匯款。
第二種情況的話就會要另外註明，詳情請見 ()。 發票的統一編號打法如下
- 收銀機發票 打學校統一編號:03734301，再加上品名。
- 二聯式發票 寫抬頭:國立臺灣大學
- 三聯式發票 寫抬頭:國立臺灣大學，並打學校統一編號:03734301
- 收據 買受人:國立臺灣大學，並附上統一編號:03734301，且要蓋店家的章和免 用統一發票的章。
以上注意國立臺灣大學的“臺”字不要寫成台。
若報帳的發票是熱感應式的發票，則在報帳時要另外附上影本，以免熱感應發票存放久了之後上面的文字會消失。
此外，在文件上 (發票、報帳單) 任何有經手塗改或補充的地方，都要蓋上印章 (蓋過文字)，以示負責。製作完的報帳單可以自己到各處室蓋章或使用公文交換系統(詳見公文交換系統)。