公文交換

公文交換理念簡介

公文往返的方式有二，其一為親送，其二即為公文交換。公文交換可以讓助理在不走出社科大樓的情形下，將公文送到他該去的地方，只是有送丟的風險。使用時須自行衡量便利性及弄丟風險在自己心中孰輕孰重。公文交換仍有其限制，部分單位僅能以親送方式傳送公文。

公文簿共七種，包含主計室、人事室、研發處、總務處、教務處、學務處，另有一本公文簿名為"其他單位"，除前六項所述單位外之單位，皆須填寫此本。

以下圖為例，欲傳送之單位請依照送文簿底下的 TO.XXX 進行選擇，

交換流程

• 至院辦公室外之公文交換區
• 依所欲交換之單位拿取公文交換簿--交換簿可能置於送文箱內，或綠色L型盒中。
• 填寫公文交換簿。通常送往同一受文者之公文會放在同一個公文袋中，而該公文袋中的文件只須寫在同一欄，填寫時文號欄可填多個；送往同一處室但受文者不同時(同為主計室但一份要給會計組一份要給基金組)，請分欄填寫。

• 填寫完公文簿後，於公文袋的櫃子裡取出所需的多次用公文封數量，一個受文者的文件就裝在同一個公文袋中，公文袋封面也需填寫表格，不同公文袋的樣式可能不同，依其樣式填寫即可。範例如下:

• 填寫完公文袋後，將公文放入、將公文袋封口，之後夾入填寫公文簿的那一頁，放入送文箱即可。

特殊處室

1. 有關人事薪資報帳核章(ex.勞健保)，請本人親送人事室。
2. 交換時請注意查看所欲交換之單位有無特殊公告，若有，請依公告規則行之。